| Assistant / Assistante de direction | |
| Assistant / Assistante de direction bilingue | |
| Assistant / Assistante de direction trilingue | |
| Assistant / Assistante de manager | |
| Attaché / Attachée de direction | |
| Office manager | |
| Secrétaire de direction | |
| Secrétaire de direction bilingue | |
| Secrétaire de direction trilingue |
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...) afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning, organisation de déplacements, communication, préparation de réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques (organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe.
Cet emploi /métier est accessible avec un diplôme de BTS ou Licence en assistanat de direction, gestion...
Il est également accessible avec un diplôme de BTP en secrétariat ou en métier tertiaire complété par une expérience professionnelle dans le domaine.
La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.
L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, service ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure.
| Organiser les rendez vous, le planning d'un responsable, d'un collaborateur et filtrer les appels et les accueils physiques | |
| Concevoir et rédiger des courriers, rapports, notes, ... | |
| Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe | |
| Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe | |
| Préparer et organiser les réunions (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, ...) | |
| Effectuer la frappe de documents, le traitement du courrier et la gestion des messages électroniques |
| Techniques de secrétariat | |
| Méthodes de classement et d'archivage | |
| Modalités d'accueil | |
| Techniques de prise de notes | |
| Sténographie | |
| Normes rédactionnelles | |
| Techniques de gestion administrative | |
| Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...) |
| Instruire et suivre des dossiers professionnels (constitution, synthèse, mise à jour de fichier, ...) | |
| Concevoir des outils de suivi d'activité de la structure, des tableaux de bord et les mettre à jour | |
| Actualiser les informations professionnelles et réglementaires et procéder à l'archivage, au classement des documents | |
| Planifier et organiser des opérations de communication, des manifestations évènementielles | |
| Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations | |
| Etablir les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons | |
| Organiser et suivre les conditions d'exécution de contrats de maintenance bureautique, de contrôles techniques des véhicules... | |
| Coordonner l'activité d'une équipe |
| Eléments de base en droit du travail | |
| Veille documentaire |
| D1401 - Assistanat commercial | |
| M1605 - Assistanat technique et administratif |
| K2111 - Formation professionnelle | |
| M1501 - Assistanat en ressources humaines |