| Assistant administratif / Assistante administrative | |
| Secrétaire | |
| Secrétaire administratif / administrative | |
| Secrétaire bilingue | |
| Secrétaire bureautique | |
| Secrétaire juridique | |
| Secrétaire polyvalent / polyvalente | |
| Secrétaire trilingue | |
| Technicien / Technicienne en secrétariat | |
| Télésecrétaire |
Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courrier, mise en forme de document, ...) et transmet les informations (e-mail, notes, fax, ...) pour le compte d'un ou plusieurs services ou d'un responsable selon l'organisation de l'entreprise.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de maintenance des équipements, de la structure, ...).
Peut coordonner une équipe.
Cet emploi métier est accessible avec un diplôme BTP en secrétariat.
Il est également accessible à partir d’un niveau secondaire complété par une expérience professionnelle dans le secteur tertiaire.
La pratique des langues étrangères en particulier le Français et l'Anglais peut être requise
La maîtrise de l'outil bureautique (traitement de texte, tableur, ...) et des outils de communication (Internet, messagerie, ...) est exigée.
L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements publics,
parfois au domicile de l'intervenant, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients, ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité (juridique, ...) de la structure.
| Accueillir les clients, fournisseurs, visiteurs, les orienter, prendre les messages et fixer les rendez-vous | |
| Effectuer le tri, la distribution, l'affranchissement, l'enregistrement du courrier et la gestion des messages électroniques | |
| Saisir et mettre en forme les documents, les transmettre et les classer | |
| Organiser les déplacements du responsable ou de membres de l'équipe | |
| Suivre l'état des stocks, identifier les besoins en approvisionnement et établir les commandes |
| Modalités d'accueil | |
| Techniques de prise de notes | |
| Techniques d'écriture rapide | |
| Sténographie | |
| Règles d'affranchissement du courrier | |
| Utilisation d'outils bureautiques (traitement de texte, tableur,...) |
| Mettre à jour des données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, tableaux de résultats, ...) | |
| Suivre et vérifier l'exécution de contrats de maintenance des équipements de la structure | |
| Indexer et archiver des dossiers professionnels, comptes rendus de séance,... | |
| Préparer et suivre ( mise à jour, clôture, ...) les dossiers professionnels (fichiers clients, recouvrement, ...) | |
| Saisir et mettre en forme des documents juridiques (contrats, procès-verbaux et jugements, ...) | |
| Réaliser le suivi administratif des dossiers du personnel et organiser la logistique des recrutements et des formations | |
| Effectuer la gestion comptable et administrative d'une structure | |
| Coordonner l'activité d'une équipe |
| Terminologie juridique | |
| Normes rédactionnelles | |
| Eléments de base en droit commercial | |
| Eléments de base en droit du travail | |
| Eléments de base en comptabilité | |
| Saisie avec dictaphone | |
| Utilisation de logiciels de gestion comptable |
| D1401 - Assistanat commercial |
| C1502 - Gestion locative immobilière | |
| C1502 - Gestion locative immobilière | |
| K1902 - Collaboration juridique | |
| K2111 - Formation professionnelle | |
| M1604 - Assistanat de direction | |
| M1605 - Assistanat technique et administratif | |
| M1608 - Secrétariat comptable | |
| M1609 - Secrétariat et assistanat médical |